Asistente de Logística y CBI/CVA
RESUMEN DE LA POSICIÓN:
HIAS es una organización internacional sin fines de lucro, con la visión de un mundo en el que las personas migrantes, refugiadas, desplazadas y solicitantes de asilo encuentren bienvenida, seguridad y libertad. HIAS se guía por su Marco de Derechos de las personas Refugiadas. Este enfoque de derechos, basado en los Derechos Humanos Internacionales, el derecho y la práctica humanitaria (conforme con sus principios de humanidad, imparcialidad, neutralidad e independencia) y de las personas refugiadas, proporciona un marco de programación para el enfoque de HIAS en la protección de las personas refugiadas y solicitantes de asilo.
La oficina de HIAS Costa Rica busca un (a) Asistente de Logística y CBI/CVA para apoyar el correcto desarrollo de las actividades diarias programáticas en el marco de los convenios establecidos con el ACNUR y que además sirva de enlace y coordine con el área de operaciones, administración y finanzas, en pleno cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos por la organización y ACNUR.
Esta posición estará contratada por HIAS, pero deberá realizar sus actividades en su mayoría (al menos un 80% del tiempo laborable), en las oficinas de ACNUR en San José.
FUNCIONES A DESARROLLAR:
- Brinda soporte y sirve de enlace al programa de movilidad segura implementado por ACNUR, y prepara y tramita solicitudes de apoyos de diversa índole con el área de Operaciones y Finanzas.
- Administra, realiza entregas y lleva el control y respaldo documental de los apoyos en efectivo o en especie según le sea requerido.
- Asiste en la preparación de solicitudes de asistencia socioeconómica para personas de interés, asegurándose de que todas las aprobaciones previas y la documentación pertinente estén completas.
- Actualiza y administra la base de datos de entregas de asistencias económicas de conformidad con lo convenido entre ACNUR y HIAS y los procedimientos establecidos de manera conjunta.
- Mantiene un control de las solicitudes de asistencia socioeconómica brindadas en el marco de la implementación de los proyectos y brinda el debido seguimiento según corresponda.
- Provee al área de Finanzas y Operaciones la documentación original correspondiente a las solicitudes de asistencia socioeconómica de todos los proyectos.
- Apoya los procedimientos de adquisiciones para la compra de suministros, servicios y otros, en coordinación cercana con el Asistente de Operaciones.
- Realiza referencias y evalúa casos para brindar otros servicios ofrecidos en el marco de los convenios HIAS-ACNUR, de otros proyectos que HIAS implemente, o a otros servicios especializados brindados por otras agencias socias.
- Coordinar reuniones y actividades que involucren al personal de los diversos proyectos.
- Participa activamente en las sesiones de coordinación y definición de rutas de trabajo para la organización de reuniones y otras actividades de HIAS y de HIAS y ACNUR según sea convenido por ambas.
- Apoya en la preparación de aspectos administrativos y logísticos relacionados con la organización de las actividades y proyectos desarrollados por HIAS (preparación de cotizaciones, convocatorias, seguimiento, entre otras).
- Brinda soporte para la atención y registro de personas que asistan a actividades de HIAS y verificación de aspectos logísticos.
- Realiza informes periódicos según le sea requerido.
- Otras funciones asignadas por la Gerencia de Programas o la Dirección País.
CALIFICACIONES Y REQUISITOS:
- Indispensable, contar con documento de identidad personal o de permanencia regular vigente, que le autorice a laborar en Costa Rica.
- Al menos dos años de estudios en Administración.
- Al menos dos años de experiência profesional.
- Alto grado de conocimiento en computación especialmente en Microsoft Office. (Intermedio
- Avanzado) Indispensable.
- Alto nível de atención al detalle, diligencia y habilidad para trabajar bien en un ambiente con plazos ajustados y tiempos limitados.
- Excelentes habilidades de trabajo en equipo.
- Excelente comunicación oral y escrita incluyendo escucha efectiva, así como la habilidad para escribir de forma clara y concisa.
- Habilidades de planificación, disciplina y orden para el manejo documental.
- Disponibilidad inmediata. INDISPENSABLE
DECLARACIÓN:
Esta descripción de puesto intenta, de manera general, describir la naturaleza y nível de trabajo que debe ser desempeñado. Por lo que puede no ser una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, metas, habilidades requeridas, o la ubicación y alcance permanente del trabajo. La ubicación de la posición puede estar sujeta a cambios en base a necesidades programáticas.
Todas nuestras posiciones, pueden necesitar la disponibilidad de viajar, incluso a terrenos en condiciones que pueden ser inseguras, en caso sea requerido; esto incluyendo aquellas posiciones que no viajan típicamente que pueden