Funciones del Puesto
1. Enunciar directrices o pautas para el control de los documentos a cada uno de los departamentos, de acuerdo con los procedimientos establecidos, para garantizar el ciclo vital del documento desde su génesis.
2. Clasificar, y registrar la documentación de acuerdo a cada uno de los diferentes sistemas de clasificación, según el principio de procedencia. Llevar un control de los inventarios del Archivo Central de la Institución a nivel interno.
3. Supervisar la correcta atención a consultas, y colaborar en aquellas que sean de una dificultad superior, que se realicen en el Archivo Central presencialmente, vía fax, teléfono, correo electrónico o cualquier otro medio.
4. Dirigir, coordinar y asesorar técnicamente a los encargados de los Archivos de Gestión del Colegio, cuando se considere necesario y de acuerdo con los procedimientos establecidos, para garantizar el ciclo vital del documento y su transferencia documental.
5. Coordinar y supervisar las labores archivísticas, tales como: reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental administrativo e histórico de la Institución.
6. Asesorar y participar en la elaboración de las Tablas de Plazo de conservación de documentos, coordinando con la Dirección General del Archivo Nacional, la ejecución de las políticas archivísticas, la valoración y selección documental, según los plazos establecidos por la Comisión Nacional de Selección de Documentos del Archivo Nacional. Además de las revisiones periódicas para incluir cambios, nuevos tipos documentales o eliminar aquellos que han dejado de existir.
7. Apoyar e integrar el Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos, asesorando a los miembros, a fin de cumplir con la ley del Sistema Nacional de Archivos.
8. Velar por el Patrimonio Documental del Colegio en los términos que establece la legislación vigente.
9. Realizar procedimientos de expurgo, mediante la valoración y eliminación de documentos, de acuerdo a los plazos establecidos de conservación aplicables.
10. Conservar en buen estado los documentos, asesorando al personal para que cumpla con las medidas respectivas, con el fin de proteger su integridad.
11. Analizar la información y elaborar instrumentos descriptivos impresos o digitalizados para facilitar el acceso a la información.
12. Administrar y facilitar la documentación a quien lo solicite, a través de un control estricto de boletas, para garantizar la ubicación del documento.
13. Elaborar certificaciones o constancias administrativas de documentos que se encuentren custodiados en el Archivo Central, cuando sea requerido por el cliente.
14. Realizar investigaciones en el Archivo Nacional en Actas de Junta Directiva del Colegio que se encuentren en custodia de éste, cuando sea requerido por la Junta Directiva ò por la Dirección Ejecutiva.
15. Elaborar y dar seguimiento al presupuesto anual del archivo.
16. Elaborar un registro mensual de suspensiones voluntarias, abogados fallecidos y de abogados activos.
17. Supervisar y coordinar el envío, solicitud y archivo de documentos con la compañía externa de custodia de documentos (Guarda Documentos). Llevar al día el inventario del archivo externo, mantener un estricto control de todos los documentos enviados y realizar revisiones periódicas de los documentos custodiados en la empresa externa para determinar mediante la valoración y Selección documental cuáles han cumplido su plazo para proceder con su eliminación ó conservación de acuerdo con la ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento.
18. Instruir al personal a cargo sobre asuntos técnicos relacionados con los procedimientos a aplicar.
19. Supervisar, y colaborar con el archivo y actualización de las boletas del Fondo de Mutualidad del Colegio.
20. Coordinar y ejecutar con el Archivo Nacional la solicitud y entrega de documentos.
21. Asistir a las reuniones convocadas por el Archivo Nacional para la valoración y aprobación de las tablas de plazo..
Requisitos del Puesto
Licenciatura en Archivística ó en Administración de Empresas con Énfasis en Gestión y Servicios de Información. Especialidad en Archivística.
Experiencia Deseada
Cuatro años en labores similares
Habilidades Deseadas
Manejo de paquetes de cómputo
Conocimientos de Administración
Experiencia en manejo de personal
Orden
Capacidad investigativa
Conocimientos Profesionales
Búsqueda de Información
Planeamiento y Organización
Orientación hacia Resultados
Servicio al cliente
