Asistente de Administración y Operaciones (San José)**Resumen del puesto**:La Oficina de HIAS en Costa Rica busca un(a) profesional interesado(a) en la posición de **Asistente de Administración y Operaciones,** quien es responsable de contribuir a garantizar los procesos ordenados y sistematizados relacionados al aspecto administrativo para asegurar la implementación de los proyectos en curso, de acuerdo con requerimientos de HIAS y/o Donantes con calidad y oportunidad, basándose en lineamientos y procedimientos organizacionales.Sin menoscabo de otras funciones relacionadas a la naturaleza de la posición, el o la profesional asistirá al desarrollo del proyecto de Movilidad Segura a través de gestiones administrativas, operativas y reportes periódicos sobre su implementación. El o La profesional trabajará de manera coordinada con otros (as) colegas relacionados al proyecto como él o la Asistente de CBI/Logística en Upala y San José.Se espera que el o la profesional realice visitas regulares a centros de Movilidad Segura en San José y en otros sitios como Upala.**Funciones principales**:Bajo la supervisión de la Dirección Nacional, y en coordinación con la Gerencia de Programa, el o la profesional asistirá en las siguientes funciones:- Brinda soporte administrativo y logístico para la ejecución del programa de Movilidad Segura;- Gestiona las distintas solicitudes de apoyo humanitaria relacionadas a la atención de participantes del programa de Movilidad Segura;- Revisa de manera detallada toda la documentación de respaldo (formato de control de entrega, formato de entrega de efectivo, etc.) garantizando procesos transparentes y ordenados en la rendición de cuentas;- Actualiza y administra la base de datos de entregas de asistencias económicas de conformidad con lo convenido entre ACNUR y HIAS y los procedimientos establecidos de manera conjunta;- Sistematiza y la información periódica sobre las solicitudes de asistencia socioeconómica brindadas en el marco de la implementación de los proyectos y brinda el debido seguimiento según corresponda.- Gestiona reportes sobre asistencia y referencias hacia Albergues (Shelter) en coordinación con otros colegas de HIAS involucrados en el proceso;- Presenta reportes actualizados sobre la ejecución del programa, particularmente la asistencia en CBA, de manera periódica a solicitud de la Dirección o en su defecto de la jefatura delegada;- Archiva de manera ordenada (física y digital) toda la documentación y documentos de respaldo relacionada al proyecto para efectos de monitoreos o futuras auditorias;- Lidera los procedimientos de adquisiciones para la compra de suministros, servicios y otros, de acuerdo con los lineamientos internos para la mejor ejecución del proyecto;- Apoya en el control y gestión de los procesos logísticos dentro de la operación de distintos programas.- Coordinar las reparaciones de mantenimiento de la oficina en la que se encuentra asignado/a.- Monitorear el inventario de los suministros de oficina y limpieza, así como preparar la requisición correspondiente.- Llevar el control de los inventarios de equipos de HIAS Costa Rica, en estrecha colaboración con el equipo administrativo de San José y otras oficinas de frontera.- Mantener un registro de los activos y un libro con el control de suministros.- Llevar un registro actualizado de los proveedores de la organización.- Servir como punto focal para el mantenimiento y cuido de la Oficina, así como mantener ordenados los espacios de reuniones y la cocina.- Dar seguimiento a los contratos de proveedores de HIAS (servicios, alquileres de oficina, etc.)- Asegurarse que los equipos de oficina estén funcionando correctamente y asistir a los empleados en su uso.- Administrar la Caja Menor como suplente en caso de ser delegado y de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual de Políticas y Procedimientos para la Caja Menor.- Administrar y supervisar los sistemas de información (TI) (copias de seguridad, claves, derechos de acceso, etc.)- Monitorear y llevar un registro actualizado correspondiente al uso de los vehículos de HIAS en San José- Otras funciones relacionadas con la gestión de logística y operativa que sea solicitada por la Dirección o en su defecto la jefatura delegada.**Calificaciones y requisitos**:- Estudios avanzados o Licenciatura en Administración, Ingeniería Industrial, Logística, Administración de Empresas, o similar;- Experiência mínima de 1 año en cargos de logística, compras y administración;- Tiempo de experiência en ONG nacionales o internacionales: 1 año. (Deseable)- Alto grado de conocimiento en computación y grado intermedio-avanzado principalmente en MS Word, Excel, PowerPoint.- Alto nível de atención al detalle y habilidad para trabajar bien en un ambiente con plazos ajustados y tiempos limitados.**Habilidades**- Alineación con los valores de la organización:
