Asistente De Administración Y Operaciones (San José)

Asistente de Administración y Operaciones (San José)Resumen del puesto: La Oficina de HIAS en Costa Rica busca un(a) profesional interesado(a) en la posición de Asistente de Administración y Operaciones, quien es responsable de contribuir a garantizar los procesos ordenados y sistematizados relacionados al aspecto administrativo para asegurar la implementación de los proyectos en curso, de acuerdo con requerimientos de HIAS y/o Donantes con calidad y oportunidad, basándose en lineamientos y procedimientos organizacionales. Sin menoscabo de otras funciones relacionadas a la naturaleza de la posición, el o la profesional asistirá al desarrollo del proyecto de Movilidad Segura a través de gestiones administrativas, operativas y reportes periódicos sobre su implementación. El o La profesional trabajará de manera coordinada con otros (as) colegas relacionados al proyecto como él o la Asistente de CBI/Logística en Upala y San José. Se espera que el o la profesional realice visitas regulares a centros de Movilidad Segura en San José y en otros sitios como Upala. Funciones principales: Bajo la supervisión de la Dirección Nacional, y en coordinación con la Gerencia de Programa, el o la profesional asistirá en las siguientes funciones: Brinda soporte administrativo y logístico para la ejecución del programa de Movilidad Segura; Gestiona las distintas solicitudes de apoyo humanitaria relacionadas a la atención de participantes del programa de Movilidad Segura; Revisa de manera detallada toda la documentación de respaldo (formato de control de entrega, formato de entrega de efectivo, etc.) garantizando procesos transparentes y ordenados en la rendición de cuentas; Actualiza y administra la base de datos de entregas de asistencias económicas de conformidad con lo convenido entre ACNUR y HIAS y los procedimientos establecidos de manera conjunta; Sistematiza y la información periódica sobre las solicitudes de asistencia socioeconómica brindadas en el marco de la implementación de los proyectos y brinda el debido seguimiento según corresponda. Gestiona reportes sobre asistencia y referencias hacia Albergues (Shelter) en coordinación con otros colegas de HIAS involucrados en el proceso; Presenta reportes actualizados sobre la ejecución del programa, particularmente la asistencia en CBA, de manera periódica a solicitud de la Dirección o en su defecto de la jefatura delegada; Archiva de manera ordenada (física y digital) toda la documentación y documentos de respaldo relacionada al proyecto para efectos de monitoreos o futuras auditorias; Lidera los procedimientos de adquisiciones para la compra de suministros, servicios y otros, de acuerdo con los lineamientos internos para la mejor ejecución del proyecto; Apoya en el control y gestión de los procesos logísticos dentro de la operación de distintos programas. Coordinar las reparaciones de mantenimiento de la oficina en la que se encuentra asignado/a. Monitorear el inventario de los suministros de oficina y limpieza, así como preparar la requisición correspondiente. Llevar el control de los inventarios de equipos de HIAS Costa Rica, en estrecha colaboración con el equipo administrativo de San José y otras oficinas de frontera. Mantener un registro de los activos y un libro con el control de suministros. Llevar un registro actualizado de los proveedores de la organización. Servir como punto focal para el mantenimiento y cuido de la Oficina, así como mantener ordenados los espacios de reuniones y la cocina. Dar seguimiento a los contratos de proveedores de HIAS (servicios, alquileres de oficina, etc.) Asegurarse que los equipos de oficina estén funcionando correctamente y asistir a los empleados en su uso. Administrar la Caja Menor como suplente en caso de ser delegado y de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual de Políticas y Procedimientos para la Caja Menor. Administrar y supervisar los sistemas de información (TI) (copias de seguridad, claves, derechos de acceso, etc.) Monitorear y llevar un registro actualizado correspondiente al uso de los vehículos de HIAS en San José Otras funciones relacionadas con la gestión de logística y operativa que sea solicitada por la Dirección o en su defecto la jefatura delegada. Calificaciones y requisitos: Estudios avanzados o Licenciatura en Administración, Ingeniería Industrial, Logística, Administración de Empresas, o similar; Experiencia mínima de 1 año en cargos de logística, compras y administración; Tiempo de experiencia en ONG nacionales o internacionales: 1 año. (Deseable) Alto grado de conocimiento en computación y grado intermedio-avanzado principalmente en MS Word, Excel, PowerPoint. Alto nivel de atención al detalle y habilidad para trabajar bien en un ambiente con plazos ajustados y tiempos limitados. Habilidades Alineación con los valores de la organización: Acogimiento, Justicia, Empatía, Compañerismo, Coraje y Resiliencia. Facilidad de relacionamiento interpersonal Capacidad organizativa Capacidad para resolver situaciones cotidianas. Capacidad para trabajar en equipo y adaptación a cambios Capacidad para múltiples tareas, enfoque de resultados, cumplimiento de metas en tiempo y priorización de entregables bajo presión Capacidad de innovación y adaptabilidad Manejo óptimo de programas Microsoft Office DECLARACIÓN: Esta descripción de puesto intenta, de manera general, describir la naturaleza y nivel de trabajo que debe ser desempeñado. Por lo que puede no ser una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, metas, habilidades requeridas, o la ubicación y alcance permanente del trabajo. La ubicación de la posición puede estar sujeta a cambios en base a necesidades programáticas. La flexibilidad es esencial en el desarrollo y crecimiento de la organización. El/La candidato ideal deberá sentirse cómodo en un ambiente de trabajo cambiante con fechas de entrega cruciales. Todos los miembros del equipo pudieran ser requeridos de cumplir tareas fuera de su jornada regular como parte de las necesidades del puesto. Todas nuestras posiciones, pueden necesitar la disponibilidad de viajar, incluso a terrenos en condiciones que pueden ser inseguras, en caso sea requerido; esto incluyendo aquellas posiciones que no viajan típicamente que pueden ser desplazadas para la respuesta a emergencias. PROCESO DE SELECCIÓN: Estamos comprometidos con un proceso de contratación justo y de respeto, y realizamos el mayor esfuerzo para responder a cada uno de nuestros aplicantes. Priorizamos comunicación y transparencia con todos nuestros candidatos, incluso con aquellos que no son seleccionados para avanzar en el proceso. Aquí una breve descripción del proceso actual: Paso 1: Envía tu aplicación mediante nuestra plataforma Paso 2: Primer acercamiento con Recursos Humanos vía llamada o correo electrónico Paso 3: Entrevista profunda con Recursos Humanos Paso 4: Panel de entrevista con Supervisor inmediato y equipo técnico Paso 5: Revisión de referencias e investigación laboral Paso 6: Carta Oferta Paso 7: Comienza tu viaje profesional en HIAS Nota: Algunos de nuestros procesos pueden varias, y no todos los candidatos avanzan a las siguientes etapas: ACERCA DE NOSOTROS: Por más de cien años, la comunidad judía de HIAS (Hebrew Inmigrant Aid Society – Sociedad Hebrea de Ayuda al Inmigrante) fue fundada en la ciudad de Nueva York, la puerta de América a los inmigrantes. Ayudando a población judía a salir de la persecución y la pobreza del este de Europa, nuestros fundadores fueron guiados por la tradición, textos e historia de la Comunidad Judía -una historia de operación, de migración y desplazamiento. HIAS ha ayudado a generaciones de judíos que han enfrentado violencia solo por ser quiénes son, y HIAS continua con su compromiso de ayudar refugiados judíos en cualquier lugar del mundo. Hoy, nuestros clientes vienen de diferentes fe, etnias e historia, así como nuestros colaboradores. Llevamos nuestra experiencia, historia y valores a nuestro trabajo a través de 5 continentes, asegurando que los refugiados hoy en día reciban servicios vitales y oportunidades para prosperar. HIAS es una comunidad de aprendizaje, comprometida con la diversidad y la inclusión. Trabajamos con integridad, responsabilidad, transparencia y comprometidos con los más altos estándares éticos. Nuestros colaboradores vienen de diversas historias y experiencias de vida para unirse a nuestro equipo en Estados Unidos y alrededor del mundo. Personas que se identifican como raza negra, indígenas o de color, personas con discapacidades, personas de la comunidad LGBTQ+ y personas con experiencias de vida de desplazamiento forzado o inmigrantes que han tenido el coraje de aplicar. Estamos comprometidos en construir un espacio de trabajo diverso que refleje nuestra visión, misión y valores. VISION: HIAS defiende un mundo en el que las personas refugiadas encuentran acogimiento, seguridad y oportunidades. MISION: Guiados por nuestros valores judíos e historia, HIAS provee servicios vitales a refugiados y buscadores de asilo alrededor del mundo y defiende sus derechos fundamentales para que puedan reconstruir sus vidas. VALORES: Welcome • Acogimiento • Hospitalité • ????? ?????? (Hachnasat Orchim) Acogemos al extranjero Justice • Justicia • Justice • ??? (Tzedek) Perseguimos la Justicia Empathy • Empatía • Empathie • ??? (Chesed) Nos acercamos a nuestros clientes con Empatía Partnership • Compañerismo • Coopération • ?????? (Chevruta) Creemos en cambiar al mundo a través del Compañerismo Courage • Coraje • Courage • ???? (Ometz) Actuamos con Coraje para construir un mundo mejor Resilience • Resiliencia • Résilience • ??? (Ruach) Nos adaptamos y prosperamos, continuamente demostrando nuestra Resiliencia DIVERSIDAD: HIAS está comprometido con la inclusión y la diversidad en nuestros sitios de trabajo. Todos nuestros aplicantes son considerados sin distinción de raza, color, nacionalidad, etnia, creencia religiosa, sexo, género, orientación sexual, discapacidad física, mental o condición médica, información genética, embarazo o estatus familiar, edad, veterano protegido, orientación política o estar legalmente protegido. SALVAGUARDA: HIAS está comprometida con la protección de los niños, las niñas y adultos vulnerables y cualquier otra persona que reciba un daño o se encuentre en potencial daño directo o indirecto por su contacto e interacción con HIAS. No toleraremos la explotación o abuso sexual, o cualquier otra forma de acoso o negligencia hecho por nuestros colaboradores o personal asociado. Cualquier candidato que reciba una oferta laboral de HIAS deberá firmar y seguir el Código de Conducta y las políticas asociadas a la Salvaguarda. Todos los colaboradores deberán pasar por un exitoso proceso de verificación de referencias e investigación que pueden incluir hasta el historial penal. HIAS participa en el Esquema Inter-agencial de Declaración de Malas Conductas (). En línea con este esquema, requeriremos información a los candidatos de sus empleadores anteriores acerca de acoso, abuso o explotación sexual durante el tiempo que se encontró laborando, o cualquier otro incidente que haya estado bajo investigación cuando el candidato haya dejado su empleo. Con ello, HIAS también compartirá información cuando otras organizaciones lo requieran como parte de su proceso de reclutamiento. Al enviar esta aplicación, el candidato confirma su entendimiento del procedimiento de selección. Instrucciones para la aplicación: Envíe su currículum y su expectativa salarial, a nuestro sitio web: a más tardar el miércoles 15 de mayo 2024.