OVERVIEWParent Sector : Field Office Duty Station: San Jose Classification of duty station: [[filter12]] Standard Duration of Assignement : [[filter13]] Job Family: General Administrative Support Type of contract : Non Staff Level : Level 2 Duration of contract : From 7 to 11 months Recruitment open to : External candidates Application Deadline (Midnight Paris Time) : 26/04/2024 UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POSTBajo la autoridad general del Director de la Oficina Regional de la UNESCO en San José y la supervisión directa del Especialista del Programa de Cultura, este puesto implica tareas administrativas y de apoyo de oficina para contribuir al funcionamiento fluido y eficiente del Sector de Cultura. La persona asistente del Programa de Cultura deberá realizar, entre otras, las siguientes tareas:• Organizar la agenda del sector de Cultura;• Localizar, organizar, compilar, revisar y actualizar la información y los datos utilizados en la elaboración de documentos de trabajo del Programa de Cultura. Mantener actualizados archivos y bases de datos del Programa, incluyendo directorios de contactos;• Finalizar documentos de trabajo, incluyendo informes, correspondencia, presentaciones, entre otros, a partir de borradores aprobados por el Especialista de Programa.• Preparar documentación administrativa variada a partir de plantillas y formularios.• Dar seguimiento a procedimientos administrativos, incluyendo contratos, pagos pendientes, entre otros.• Colaborar en la planificación de misiones oficiales del sector de Cultura, preparando itinerarios y coordinando el orden del día;• Colaborar en la organización de reuniones, actividades y eventos oficiales organizadas por el Programa de Cultura, mediante la cotización y reserva de locales y equipo; la preparación, envío y seguimiento de invitaciones a actividades; la cotización y compra de tiquetes aéreos, y la organización de hospedaje de personas invitadas; la disposición de aportar apoyo logístico según sea necesario; realizar otras tareas de apoyo al sector de Cultura que sean asignadas por el Especialista del Programa. La persona asistente del Programa de Cultura deberá mantener una comunicación constante con los miembros del equipo de trabajo del sector de Cultura de la Oficina Regional de la UNESCO en San José, así como de las Oficinales nacionales en México y Guatemala, según sea requerido. Del mismo modo, realizará sus tareas en estrecha coordinación con los equipos de administración, comunicación, dirección y otros sectores de la Oficina Regional de la UNESCO en San José, según sea necesario. Este contrato se estima que tenga una duración aproximada de 8 meses. La extensión del mismo estará sujeta al desempeño satisfactorio y a la disponibilidad de fondos.Long DescriptionCOMPETENCIES (Core / Managerial)Accountability (C)Communication (C)Innovation (C)Knowledge sharing and continuous improvement (C)Planning and organizing (C)Results focus (C)Teamwork (C)-For detailed information, please consult the .REQUIRED QUALIFICATIONSEDUCACION. Estudios terminados de educación secundaria preuniversitaria, diploma técnico y/o vocacional. EXPERIENCIA PROFESIONAL Mínimo 2 (dos) años de experiencia profesional en tareas administrativas, de secretaría o apoyo logístico. HABILIDADES Y COMPETENCIAS. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural y para establecer buenas relaciones de trabajo con contrapartes y socios externos e internos. Excelentes habilidades interpersonales y de trabajo en equipo. Excelentes habilidades de organización y coordinación. Capacidad para trabajar eficazmente con plazos ajustados. Capacidad para establecer prioridades y ejecutar planes de trabajo. Sentido de la diplomacia, discreción e integridad profesional. Excelentes conocimientos informáticos (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.). IDIOMAS Exelente dominio (hablado y escrito) del idioma español y buen conocimiento del idioma inglés.DESIRABLE QUALIFICATIONSEDUCACION. Certificado en Secretariado, Gestión de Proyectos o perfiles afines. EXPERIENCIA PROFESIONAL Experiencia en tareas de soporte a programas relacionados con la Cultura, las Artes o el Desarrollo Sostenible. Experiencia en tareas similares en otras agencias de Naciones Unidas u Organismos de colaboración internacional. IDIOMAS Conocimiento de otra lengua oficial de la UNESCO (francés, árabe, chino o ruso)..
