**Details**:- Deadline:- Mar 20, 2024- Location:- Costa Rica- Organization:- UNOPS- Sectors:- Administration- Job type:- Contract, 12 months +- Languages:- Spanish- Work experience:- Min 4 years- Date posted:- Mar 11, 2024**Description**:- Dutystation: Limón, Costa Rica**Functional responsibilities**Bajo la guía y supervisión del/la Gerente de Proyecto, el/la Asistente de Servicios de Apoyo brinda soporte administrativo a las diferentes áreas de la oficina, asegurando una alta calidad y exactitud en su trabajo. El/la Asistente de Servicios de Apoyodeberá tomar decisiones rutinarias sobre procesos administrativos basado en directrices claramente definidas. En el desempeño de su trabajo, el/la Asistente de Servicios de Apoyopropiciará un enfoque al cliente, calidad y orientación a resultados.- Resumen de las funciones:- Mantenimiento del sistema e informes.- Soporte secretarial y de oficina.- Soporte en la construcción e intercambio del conocimiento.- Funciones Específicas:- 1. Mantenimiento del sistema e informes, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:- Ingreso y extracción de información de sistemas automatizados. Verificación y exactitud de la información en copias de seguridad y archivos.- Generación precisa, completa y oportuna de reportes del sistema, registros y datos, para el uso de todo el equipo de trabajo.- Mantenimiento de registros y archivos relevantes, por ejemplo: compromisos, gastos, información del personal.- 2. Proveer soporte secretarial y de oficina, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:- Selección, registro y enrutamiento de la correspondencia entrante y saliente, así como de llamadas telefónicas dentro y fuera de la unidad.- Redacción y/o corrección de cartas según se le solicite.- Respuestas oportunas a las consultas sobre el área administrativa por parte de mensajeros, asistentes y secretarias; suministro de información objetiva respecto a solicitudes de servicios, horarios y procedimientos de mensajería.3. Brindar soporte a la construcción e intercambio del conocimiento enfocándose en el logro de los siguientes resultados:- Participación en capacitación para el personal de operaciones/ proyectos sobre administración.- Contribución de redes y comunidades de conocimiento de la práctica.**_Para mayor información de las funciones por favor revisar documento adjunto._****Education/Experience/Language requirements**a. Educación- Diploma o Título de estudios secundarios, es requerido.-- Título a nível técnico en secretariado, asistente y/o áreas afines será considerado valorable y podrá sustituir algunos años de experiência requeridos.**Por favor subir sus diplomas académicos o constancias académicas a su postulación**b. Experiência laboral- Mínimo 4 años de experiência (ó 2 años si posee título técnico) en funciones de recepción, secretariales y/o asistenciales de soporte de oficina y/o proyectos, es requerido.-- Se valorará el manejo de los paquetes de oficina (preferiblemente G Suite y/o MS Office)-- Experiência de trabajo en organismos internacionales/UN es deseable.c. Lenguaje:- Manejo a nível avanzado del idioma español es requerido.-- Deseable manejo del idioma inglés a nível intermedio.
